Monitorowanie aktywności pracowników przynosi wiele korzyści
Postęp technologiczny sprawia, że przedsiębiorcy szukają nowych sposobów na usprawnienie swojej działalności gospodarczej.
Jednym z nich jest monitorowanie aktywności pracowników przy wykorzystaniu programu Ekran System. Jego wdrożenie pozwala na zabezpieczenie zasobów firmowych, nadzór nad jakością obsługi klienta, ochronę personelu i poprawę produktywności.
Monitorowanie pracowników – czy jest legalne?
Prawo zezwala na monitorowanie pracownika, który korzysta ze służbowego komputera. Pod warunkiem, że celem takiego działania jest zapewnienie właściwiej organizacji obowiązków zawodowych.
Program powinien być tak skonfigurowany, aby nie naruszał dóbr osobistych użytkownika ani tajemnicy korespondencji (innej niż służbowa).
Przedsiębiorca może legalnie monitorować pracowników tylko wtedy, gdy zostaną oni wcześniej poinformowani o prowadzeniu takich działań.
Powszechną praktyką jest również przedstawienie, w jakim zakresie będzie odbywać się nadzór nad działaniami podwładnych
Niezawodne monitorowanie czasu pracy pracownika
Ekran System od Securivy, w odróżnieniu od wielu konkurencyjnych aplikacji, umożliwia zaawansowane monitorowanie czasu pracy na komputerze. Podstawowe, dostępne na rynku programy do mierzenia czasu pracy komputera są zazwyczaj bardzo podatne na manipulację poprzez bardzo proste “triki” – na przykład nieskomplikowane skrypty wpływające na kursor myszy na ekranie czy aktywujące klawiaturę, a nawet zwykłe, cykliczne ruchy myszą przy otwartym programie potrzebnym w pracy. Z uwagi na swoje rozbudowane funkcje monitorowanie czasu pracy przy użyciu Ekran System jest odporne na próby zafałszowania wyników.
Jest to możliwe dzięki wyposażeniu programu do mierzenia czasu pracy komputera. Ekran System w wyspecjalizowane narzędzia, które pozwalają na znacznie bardziej rozbudowaną kontrolę, niż ma to miejsce w przypadku podstawowych programów. Nagrywanie sesji, szczegółowe monitorowanie uruchomionych programów, a nawet otwieranych plików i folderów na służbowym komputerze gwarantuje pełną kontrolę. Pracodawca za sprawą monitoringu ma także wgląd w działania wykonywane w przeglądarce internetowej pracownika z czytelnie wylistowanymi adresami URL odwiedzanych stron.
W kontroli pomagają także alerty, które system wysyła automatycznie, gdy zostanie wykonana zdefiniowana wcześniej czynność – na przykład otwarcie konkretnej strony, pliku (niezależnie od formatu, w którym został zapisany) czy nawet folderu. Umożliwia to natychmiastową reakcję na podejrzane aktywności – alerty wysyłane są niezwłocznie po wykryciu danego działania.
Monitorowanie aktywności pracowników – zgodność z RODO
Działania firm muszą być także zgodne z prawem europejskim. Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych nakłada na przedsiębiorstwa dodatkowe obowiązki w zakresie przetwarzania i zabezpieczania zebranych danych.
Praca Ekran System jest zgodna z wytycznymi Unii Europejskiej, ponieważ pozwala monitorować, czy dane osobowe przetwarzane są w sposób poprawny.
Program rejestruje wszystkie czynności wykonywane na urządzeniach, nagranie w formacie video jest więc dowodem, że dane osobowe są prawidłowo przetwarzane, a tym samym firma działa zgodnie z RODO. Informacje gromadzone przez Ekran System są dodatkowo zabezpieczone. Uwierzytelnienie dwuetapowe sprawia, że wykradniecie ich jest bardzo trudne.
Ponadto w razie wystąpienie naruszenia narzędzie wysyła powiadomienie w czasie rzeczywistym, informując administratora o wycieku.
Jest to istotne, ponieważ podmiot przetwarzający dane jest zobowiązany do poinformowania o wystąpieniu incydentu nie później niż do 72 godzin po jego zajściu.
Mierzenie czasu pracy przy komputerze
Przesyłane przez oprogramowanie raporty zawierają między innymi czas aktywności i czas nieaktywności umieszczone w przejrzystej tabeli, co sprawia, że najważniejsze dane widoczne są od razu.
Na uwagę zasługuje także specjalnie zaprojektowany odtwarzacz, wzorowany na doskonale znanym designie. Mowa tu o interfejsie opartym na odtwarzaczu największej i najpopularniejszej platformy z filmami wideo na świecie, czyli YouTube. Intuicyjny i wyjątkowo prosty w obsłudze interfejs zapewnia najwyższy komfort przeglądania sesji. Dzięki temu w połączeniu z przyjaznym systemem katalogowania plików można z łatwością przeglądać potrzebne nagrania i zaoszczędzić czas.
Monitorowanie aktywności pracowników zapobiega zagrożeniom bezpieczeństwa
Naruszenie bezpieczeństwa danych w 57% przypadków odbywa się przy zaangażowaniu insiderów. Są to byli lub obecni pracownicy firmy, którzy mają dostęp do poufnych informacji. Przedsiębiorcy są narażeni na sytuacje, w których podwładny może działać na szkodę organizacji wykradając dane i przekazując je konkurencji
Ekran System to rozbudowany program do monitorowania aktywności pracowników. Narzędzie pomaga zabezpieczyć dane przed wyciekiem spowodowanym celowym działaniem lub błędem użytkownika.
Jest to możliwe poprzez:
Zarządzanie portami USB – program monitoruje, informuje o podłączeniu urządzenia, blokuje ich używanie
Przerywanie niebezpiecznych sesji – podczas wystąpienia niepożądanej aktywności np. kopiowania plików użytkownik traci dostęp do komputera
Monitorowanie i nagrywanie aktywności użytkowników komputerów i serwerów w formie plików video – umożliwia odtworzenie tego, co dokładnie dzieje się na komputerze użytkownika
Alerty wysyłane w czasie rzeczywistym – administrator jest natychmiastowo informowany o czynnościach wykonywanych przez użytkownika
Monitorowanie pracowników umożliwia nadzorowanie zaangażowanie podwładnych
Przedsiębiorstwo nie odniesie sukcesu bez efektywnego zespołu. Niestety wielu podwładnych czas spędzony w biurze wykorzystuje na załatwianie prywatnych spraw. Monitorowanie pracowników to dodatkowa motywacja zewnętrzna, która pozwala zachować wysoką efektywność przez cały dzień.
Dzięki temu firma będzie mogła dynamicznej się rozwijać i poprawiać swoją pozycję na rynku. Ekran System pozwala na generowanie raportów okresowych, co umożliwia ocenę pracy według wyznaczonych wskaźników wydajności.
Monitorowanie aktywności pracowników – korzyści dla przedsiębiorstwa
Zwiększona produktywność
Wykorzystanie oprogramowania do monitorowania pracowników poprawi wydajność wykonywanych zadań. Pomiar całkowitego produktywnego czasu spędzonego przed komputerem pozwala określić w jakich warunkach zespół pracuje zgodnie ze swoimi możliwościami i potencjałem. Odpowiednie korzystanie z zasobów kadrowych jest ważne zwłaszcza w organizacjach, które dają swoim przedstawicielom możliwość pracy zdalnej.
Praca w różnych lokalizacjach to wyzwanie dla wielu przedsiębiorstw, którym zależy na swobodzie wykonywania obowiązków zawodowych w dowolnym miejscu. Poza środowiskiem biurowym nie brakuje elementów rozpraszających.
Monitorowanie aktywności pracowników pozwoli ograniczyć ryzyko spadku efektywności działań służbowych.
Obiektywna ocena jakości pracy
Od wydajności działań wszystkich członków firmy zależy realizacja celów i założeń biznesowych. Dlatego ocena produktywności jest istotnym elementem sprawnego zarządzania kadrami. Program do monitorowania pracowników pozwala na sprawiedliwą ocenę osób zatrudnionych.
Możliwość generowania okresowych raportów aktywności użytkowników sprawia, że audyt efektywności pracowników przestaje być opinią przełożonego.
Oceny okresowe, przyznawanie premii dzięki Ekran System są obiektywne, a podwładni mają poczucie, że istnieją dane, które pozwalają na sprawiedliwe nagradzanie ich wkładu w rozwój przedsiębiorstwa.
Poprawienie bezpieczeństwa
Spora część zagrożeń spowodowanych jest błędami użytkowników. Program do monitorowania pracowników umożliwia nadzór nad odwiedzonymi stronami www, pobieraniem plików, odbieranymi i wysyłanymi wiadomościami e-mail. W razie wystąpienia niepożądanego działania administrator zostaje powiadomiony alertem wysyłanym w czasie rzeczywistym.
Ponadto nagranie sesji użytkownika w formacie video oraz metadane (m.in. zapis klawiszy naciskanych przez użytkownika, nagłówki przeglądanych stron) pozwalają interpretować jego zachowanie.
Dzięki temu możliwa jest identyfikacja działań zagrażających, bez względu na to, czy są wynikami błędu, czy świadomych dążeń.
Śledzenie godzin spędzonych przy zadaniu
Ewidencja czasu pracy pozwala na przejrzyste zarządzanie obowiązkami. Monitorowanie pracowników zapewnia wgląd w proces wykonywania zadania oraz czas jego trwania.
Dzięki czemu można sprawniej ustalać priorytety pracy oraz zyskać szerszy obraz na to, które obszary wymagają optymalizacji.
Ekran System mierzy również czas aktywności użytkownika, dzięki czemu pracodawca może uzyskać informację, czy podwładny wykonuje swoje obowiązki w konkretnych godzinach.
Zdalna pomoc
Podczas wykonywania obowiązków poza biurem zdarzają się usterki, z którymi użytkownik nie potrafi sobie poradzić. Ekran System daje możliwość sprawdzenia co dzieje się na ekranie pracownika.
Dzięki zapisanej sesji administrator może prześledzić procesy, które miały miejsce na komputerze, aby rozpoznać, kiedy powstał problem. Program do monitorowania pracowników staję się w ten sposób wygodnym narzędziem do udzielania pomocy technicznej na odległość.
Poprawa wydajności operacyjnej
Znajomość czasu poświęconego na wykonanie konkretnego projektu umożliwia również precyzyjniejszą wycenę usług przedsiębiorstwa. Monitorowanie wykorzystania sprzętu służbowego pozwala również zidentyfikować braki w zasobach.
Zatory w pracy oraz wąskie gardła spowodowane ograniczonymi możliwościami infrastruktury firmy mogą zostać wyeliminowane przy użyciu programu do monitorowania aktywności pracowników.
Dlaczego Ekran System?
Ekran System to najbardziej zaawansowane oprogramowanie do monitorowania aktywności użytkowników. Jego funkcjonalność pozwala na kompleksową kontrolę aktywności użytkowników oraz zabezpiecza przed wyciekiem i kradzieżą danych. Co najważniejsze narzędzie działa w zgodzie z prawem.
Administrator wybiera aplikacje i strony, które mają być nadzorowane, dzięki czemu wszystko odbywa się z poszanowaniem godności i prywatności pracownika. Rozwiązanie umożliwia także utrzymanie właściwiej atmosfery w zespole, gdyż podwładni nie mają poczucia, że są szpiegowani.
Dla przedsiębiorców kluczowa jest niezawodność. Ekran System to oprogramowanie, którego nie można oszukać. Narzędzie do monitorowania pracowników zapisuje aktywność użytkownika w formacie video, który pozwala na szczegółową analizę tego, co działo się na ekranie.
Zgromadzony materiał można przeszukiwać po słowach kluczowych, co pozwala uniknąć przeglądania setek godzin zapisu.
Możliwość sortowania nagrania po różnych parametrach to cecha, która wyróżnia Ekran System spośród innych rozwiązań.
Rozczytanie zamiarów użytkownika jest ułatwione także przez zebrane metadane – oprócz filmu poklatkowego administrator dysponuje informacjami na temat:
Otwartych aplikacji
Tytułów kart w przeglądarce
Aktywnych procesów w tle
Wprowadzonego tekstu za pomocą klawiatury (keylogger)
Podłączonych urządzeń przez port USB
Informacje te nie tylko powalają lepiej intepretować zachowanie pracownika, ale również stanowią ważny element w sprawach sądowych, które dotyczą wykrytych naruszeń.
Zapis sporządzony przez Ekran System jest zaszyfrowany oraz podpisany cyfrowo. Uniemożliwia to edycję pliku i czyni go poważnym dowodem sądowym przeciwko nieuczciwym podwładnym.
Etyczne i zaawansowane monitorowanie pracowników
Warto postawić na bezpieczeństwo pracy przy komputerze w swojej firmie. Pewność to w dzisiejszym świecie najważniejsza waluta na rynku, a Ekran System – m.in. dzięki swoim zaawansowanym funkcjom i zachowaniu najwyższych standardów – jest w stanie ją zagwarantować.
Securivy oferuje sprawdzone narzędzie do nadzorowania działań użytkowników. Wyróżnia się ono możliwością konfiguracji oraz wieloma funkcjami, których brakuje innym programom śledzącym.
Jego wdrożenie przebiega sprawnie i jest zgodne z regulacjami prawnymi obowiązującymi na terenie naszego kraju.
Skontaktuj się z nami, aby poznać więcej korzyści, które daje wykorzystanie nowych technologii w biznesie i sprawdź jak Ekran System może pomóc Twojej firmie.
Wybierz wersję Ekran System dla swojej firmy
Wdrożenie dla firm z rozbudowanym zapleczem informatycznym. Monitorowanie stacji roboczych oraz serwerów Windows, Linux, Citrix, VMware i Hyper-V.
On-PremiseRozwiązanie w chmurze dla małych firm. Łatwy dostęp przez przeglądarkę i możliwość monitorowania pracowników z każdego miejsca na świecie.
W chmurze (SaaS)