Lata 2020, 2021 i 2022 rzuciły wyzwanie przedsiębiorcom. Aby kontynuować swoją działalność, wiele firm musiało przenieść się na model hybrydowy. Praca zdalna stała się więc nie tylko popularna, ale w wielu przypadkach konieczna. W Polsce, jak i na całym świecie, praca zdalna to teraz sposób na zapewnienie bezpieczeństwa i ciągłości pracy. W ostatnim czasie, zasady dotyczące wykonywania pracy zdalnej w Polsce nie były stosowane na podstawie Kodeksu Pracy, a jedynie tzw. ”specustawy covidowej”.
7 kwietnia 2023 roku zaczną obowiązywać nowe przepisy Kodeksu Pracy dotyczące m.in. pracy zdalnej. Prawa i obowiązki pracodawców oraz pracowników w tym zakresie zostały więc określone na drodze ustawowej. Jakie zmiany zajdą za sprawą nowelizacji Kodeksu Pracy w kwestii pracy zdalnej oraz jaki mają one wpływ na monitorowanie i kontrolę pracowników? Przeczytaj artykuł, aby dowiedzieć się więcej.
Spis treści
Praca zdalna – nowe zasady
Jedną z głównych zmian jest wprowadzenie obowiązkowego porozumienia między pracownikiem a pracodawcą w sprawie pracy zdalnej. Dotychczas pracodawcy mieli prawo decydować o tym, czy dany pracownik może pracować zdalnie. Od kwietnia, zgodnie z nowelizacją kodeksu – muszą oni zawierać takie porozumienie z pracownikami. W ramach porozumienia, pracodawca i pracownik powinni uzgodnić m.in. czas i sposób wykonywania pracy, dostęp do narzędzi oraz systemów informatycznych, a także zasady oceny i rozliczania czasu pracy.
Kodeks Pracy – kontrola pracownika na pracy zdalnej
Pracodawca po nowelizacji Kodeksu Pracy może kontrolować pracownika na pracy zdalnej w zakresie bezpieczeństwa, higieny pracy, a także przestrzegania wymogów dotyczących bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym ochrony danych osobowych.
Forma kontroli i sposób jej przeprowadzania powinien być dostosowany do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju. Czynności kontrolne nie mogą naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną. Odpowiedzią w tej kwestii może być wdrożenie monitoringu urządzenia służbowego. Jak się do tego przygotować i jak monitorować pracownika zgodnie z Kodeksem Pracy?
Monitoring komputera – kontrola pracy zdalnej
Jak już wspomnieliśmy, jedną z form kontroli pracownika może być monitorowanie jego komputera służbowego. Wdrożenie w firmie takiego rozwiązania pozwoli na pomiary efektywności, weryfikację czasu pracy, ale przede wszystkim sprawdzenie, czy pracownicy nie narażają firmy na wyciek danych. Monitoring komputera jest więc odpowiedzią na panujące realia, które kładą nacisk na kontrolę tego, kto i w jaki sposób obchodzi się z danymi firmowymi.
Czy monitorowanie aktywności pracowników na komputerze jest legalne?
Aby monitorowanie pracowników było zgodne z prawem, pracodawca musi spełnić kilka warunków. Przede wszystkim, podczas kontroli działań pracowników, należy przestrzegać prywatności i godności tych osób. Nie należy kontrolować stron zawierających prywatne informacje oraz przeglądać prywatnej, cyfrowej korespondencji. Monitorowanie powinno być więc uzasadnione i selektywne. Monitoring musi odbywać się wyłącznie w godzinach pracy pracownika i nie powinien utrudniać on korzystania z pomieszczeń domowych pracownika zgodnie z ich przeznaczeniem.
Z kolei do zakresu monitorowanych informacji mogą należeć:
- Wydajność pracownika
- Czas spędzony na przeglądaniu witryn internetowych
- Czas braku aktywności przy komputerze
- Otwierane aplikacje i foldery
- Działania na plikach
Kolejnym ważnym aspektem jest poinformowanie pracownika o takiej formie kontroli urządzenia służbowego. Taki komunikat może zostać przekazany np. w formie aneksu do umowy, zmiany w umowie lub regulaminie firmy. Zgodnie z Kodeksem Pracy, jest to element, którego nie można pominąć.
Podsumowując, zgodnie z nowelizacją, kontrolę pracownika zdalnego należy przeprowadzać:
- W porozumieniu z pracownikiem
- W miejscu wykonywania pracy zdalnej
- W godzinach pracy pracownika
Kodeks Pracy – home office
Home office stało się stałym elementem w wielu polskich firmach. Zdefiniowanie więc pojęcia pracy zdalnej w Kodeksie Pracy było nieuniknione i konieczne. Obszar ten zostanie wówczas uporządkowany, za sprawą dopracowania przepisów związanych z regulacjami w zakresie możliwości pracy zdalnej, niezbędnych regulaminów i zasad kontroli.
Monitorowanie komputera służbowego to korzyść dla pracodawcy, ale również pracownika
W najbliższych tygodniach pracodawcy zmierzą się z aktualizacją polityki pracy zdalnej. Nie będzie to proste zadanie, ze względu na fakt, iż zmiany te powinny uwzględniać preferencje pracowników. Biorąc pod uwagę kwestię kontroli usługodawców na pracy zdalnej, istotna jest świadomość płynących z wdrożenia monitoringu korzyści, zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Analiza kontrolowanych aktywności nie tylko pozwoli na zachowanie zgodności z Kodeksem Pracy, a również pomoże Twojemu zespołowi na wdrożenie zmian usprawniających działanie firmy.
Monitoruj pracę za pomocą Ekran System
Ekran System to narzędzie rekomendowane przez specjalistów od cyberbezpieczeństwa. Program umożliwia monitorowanie aktywności pracowników na komputerach służbowych.
Ekran System oferuje podgląd na to, co dzieje się na ekranie komputera. Dzięki temu, masz możliwość obserwacji działań pracownika – z jakich aplikacji korzysta oraz jak postępuje z danymi i zasobami firmowymi. Wdrożenie takiego rozwiązania pomoże zapanować nad aktywnością pracowników i zminimalizować ryzyko wycieku danych, ich naruszenia czy kradzieży, a także innych zagrożeń w cyberprzestrzeni.
Jeśli chcesz monitorować pracę w swojej firmie, skorzystaj z formularza kontaktowego, napisz do nas i dowiedz się więcej w tym temacie.
