Ze względu na rozwój technologii monitorowanie aktywności pracowników stało się powszechną praktyką wielu przedsiębiorców. Temat ten wciąż budzi kontrowersje, ponieważ audyt działań użytkowników mylony jest z atakiem na jego prywatność. Czy słusznie?
Spis treści
Monitorowanie aktywności pracowników – regulacje prawne
Kodeks pracy zezwala na nadzór nad korzystaniem ze służbowych komputerów i generowanie raportów z aktywności użytkownika w internecie. Trzeba jednak pamiętać, że jest to możliwe tylko w celach zapewnienia właściwej organizacji obowiązków zawodowych, czyli pełnego wykorzystania czasu pracy oraz właściwego użytkowania powierzonych pracownikowi narzędzi (Art. 223 § 4 K.p.). Program monitorujący aktywność pracownika nie może naruszać jego dóbr osobistych ani tajemnicy korespondencji. W praktyce oznacza to, że jeśli użytkownik w czasie pracy wykonuje czynności związane z jego życiem prywatnym, to pracodawca nie może żądać dostępu do treści prowadzonej korespondencji, która nie była służbowa.
To nie koniec warunków, jakie stoją przed przedsiębiorcami, którzy chcą nadzorować korzystanie ze sprzętu służbowego. Takie działania są legalne wtedy, gdy pracownicy zostaną poinformowani o wdrożeniu programu monitorującego. Dobrą praktyką jest również przedstawienie podwładnym w jakim zakresie będą audytowane ich działania.
Monitorowanie aktywności pracowników powinno być opisane w regulaminie pracy
Zapis, że służbowe urządzenia podlegają nadzorowi powinien znaleźć się w zbiorze przepisów określających warunki i wymagania wewnętrzne w miejscu pracy. Należy również pamiętać, że przedsiębiorca ma ustawowy obowiązek, aby poinformować o wprowadzeniu monitorowania aktywności pracowników nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem (art. 223 § 4 w zw. z art. 222 § 7 K.p.). Sposób zawiadomienia podwładnych powinien być powszechny, a informacja łatwo dostępna – zamieszczona w internecie, na tablicy ogłoszeń bądź wysłana na służbową skrzynkę e-mail. Forma powinna być przejrzysta i zwięzła, a język jasny i prosty (art. 12 ust. 1 RODO).
Dodatkowo konieczne jest widoczne oznaczenie nadzorowanych urządzeń. Obowiązek ten powinien być spełniony nie później niż dzień przed momentem, w którym rozpocznie się monitorowanie aktywności pracowników.
Podwładni muszą być poinformowani na piśmie o celach, zakresie i sposobie nadzoru sprzętu służbowego. Obowiązek ten powinien być wypełniony także przy zatrudnieniu nowych pracowników poprzez złożenie oświadczenia, że zapoznali się oni z aktualnym regulaminem obowiązującym w miejscu zatrudnienia.
Po zastosowaniu się do wszystkich wytycznych możemy przejść do wdrożenia nadzoru nad komputerami swojego zespołu. Musi się to jednak odbywać z poszanowaniem dóbr osobistych i godności pracownika.
Monitorowanie aktywności pracowników – korzyści dla przedsiębiorstwa
Zwiększona produktywność
Wykorzystanie oprogramowania do monitorowania pracowników poprawi wydajność wykonywanych zadań. Pomiar całkowitego produktywnego czasu spędzonego przed komputerem pozwala określić w jakich warunkach zespół pracuje zgodnie ze swoimi możliwościami i potencjałem. Odpowiednie korzystanie z zasobów kadrowych jest ważne zwłaszcza w organizacjach, które dają swoim przedstawicielom możliwość pracy zdalnej. Praca w różnych lokalizacjach to wyzwanie dla wielu przedsiębiorstw, którym zależy na swobodzie wykonywania obowiązków zawodowych w dowolnym miejscu. Poza środowiskiem biurowym nie brakuje elementów rozpraszających. Monitorowanie aktywności pracowników pozwoli ograniczyć ryzyko spadku efektywności działań służbowych.
Obiektywna ocena jakości pracy
Od wydajności działań wszystkich członków firmy zależy realizacja celów i założeń biznesowych. Dlatego ocena produktywności jest istotnym elementem sprawnego zarządzania kadrami. Program do monitorowania pracowników pozwala na sprawiedliwą ocenę osób zatrudnionych. Możliwość generowania okresowych raportów aktywności użytkowników sprawia, że audyt efektywności pracowników przestaje być opinią przełożonego. Oceny okresowe, przyznawanie premii dzięki Ekran System są obiektywne, a podwładni mają poczucie, że istnieją dane, które pozwalają na sprawiedliwe nagradzanie ich wkładu w rozwój przedsiębiorstwa.
Poprawienie bezpieczeństwa
Spora część zagrożeń spowodowanych jest błędami użytkowników. Program do monitorowania pracowników umożliwia nadzór nad odwiedzonymi stronami www, pobieraniem plików, odbieranymi i wysyłanymi wiadomościami e-mail. Kontrola nad aktywnością użytkowników zabezpiecza również przed skutkami kradzieży danych. Ochrona portów USB sprawia, że kopiowanie plików zostanie zablokowane, a pracownik odcięty od dostępu do komputera, gdy program wykryje, że poufne dane są przenoszone na dysk zewnętrzny. Co ważne, w razie wystąpienia niepożądanego działania, administrator zostaje powiadomiony alertem wysyłanym w czasie rzeczywistym, dzięki czemu możliwa jest szybka reakcja. Jeśli dojdzie do wycieku danych, to Ekran System dysponuje nagraniem, które jest niepodważalnym dowodem podczas rozprawy sądowej. Ponadto nagranie sesji użytkownika w formacie video oraz metadane (m.in. zapis klawiszy naciskanych przez użytkownika, nagłówki przeglądanych stron i otwieranych dokumentów), pozwalają interpretować jego zachowanie. Dzięki temu możliwa jest identyfikacja działań zagrażających, bez względu na to, czy są wynikami błędu, czy świadomych dążeń.
Śledzenie godzin spędzonych przy zadaniu
Ewidencja czasu pracy pozwala na przejrzyste zarządzanie obowiązkami. Monitorowanie pracowników zapewnia wgląd w proces wykonywania zadania oraz czas jego trwania. Dzięki czemu można sprawniej ustalać priorytety pracy oraz zyskać szerszy obraz na to, które obszary wymagają optymalizacji. Ekran System mierzy również czas aktywności użytkownika, dzięki czemu pracodawca może uzyskać informację, czy podwładny wykonuje swoje obowiązki w konkretnych godzinach.
Poprawa wydajności operacyjnej
Znajomość czasu poświęconego na wykonanie konkretnego projektu umożliwia również precyzyjniejszą wycenę usług przedsiębiorstwa. Monitorowanie wykorzystania sprzętu służbowego pozwala również zidentyfikować braki w zasobach. Zatory w pracy oraz wąskie gardła spowodowane ograniczonymi możliwościami infrastruktury firmy mogą zostać wyeliminowane przy użyciu programu do monitorowania aktywności pracowników.
Zdalna pomoc
Podczas wykonywania obowiązków poza biurem zdarzają się usterki, z którymi użytkownik nie potrafi sobie poradzić. Ekran System daje możliwość sprawdzenia co dzieje się na ekranie pracownika. Dzięki zapisanej sesji administrator może prześledzić procesy, które miały miejsce na komputerze, aby rozpoznać, kiedy powstał problem. Program do monitorowania pracowników staję się w ten sposób wygodnym narzędziem do udzielania pomocy technicznej na odległość.
Nowe technologie sprzyjają rozwojowi biznesu
Przedsiębiorstwa szukają nowych sposobów na optymalizację procesów wewnętrznych oraz poprawienie swojej pozycji na rynku. Podczas audytu zasobów, które można lepiej wykorzystać, warto zwrócić uwagę na potencjał kadry pracowniczej. Dzięki poprawieniu wydajności oraz zapewnieniu odpowiedniego środowiska osobom zatrudnionym możliwe jest skuteczne realizowanie celów przedsiębiorstwa. Skontaktuj się z naszym zespołem, jeśli chcesz dowiedzieć się, jakie korzyści Ekran System może przynieść dla Twojego biznesu.
