Home office jest codziennością dla wielu ludzi, a większość firm i organizacji działa w takim trybie, można zwrócić uwagę na pewne różnice w postrzeganiu wykonywania pracy zdalnej. Wraz z rozwojem pracy zdalnej, wiele firm i organizacji przystosowało się do tego trybu i zauważa pewne różnice w postrzeganiu tej formy pracy. Statystyki wskazują, że 68% pracodawców uważa, że praca zdalna jest równie efektywna jak praca stacjonarna. Badania również wykazują, że duża część pracowników pozytywnie ocenia home office i chciałaby kontynuować wykonywanie obowiązków zawodowych w trybie pracy zdalnej.
Spis treści
Wpływ koronawirusa na pracę zdalną
Aby odpowiedzieć na to pytanie, trzeba rozważyć szereg czynników związanych z pandemią, które mogą mieć wpływ na jakość wykonywanych zadań. Zalicza się do tego między innymi:
- możliwość zarażenia się koronawirusem
- utratę pracy
- zmniejszenie źródła dochodu
COVID-19 sprawił, że nie tylko pracodawcy stanęli przed trudnym wyzwaniem, ale także sami pracownicy. Praca odbywała się w dużej mierze w stresujących warunkach, a co za tym idzie, znacząco wpłynęła na efektywność wielu firm.
Wielu pracodawców nie jest jednak przekonanych do formy wykonywania pracy zdalnej, uważając ją za mniej efektywną niż praca w biurze. W przypadku pracy zdalnej pracodawca nie ma możliwości kontrolowania czasu spędzanego przez pracownika przy komputerze oraz przeprowadzania kontroli w kontekście wykonywanych przez niego obowiązków.
W przypadku wykonywania pracy zdalnej z pomocą przychodzą programy do monitorowania komputera. Dzięki wdrożeniu do firmy takiego rozwiązania, pracodawcy z łatwością mogą mierzyć efektywność pracowników, czas spędzony przy komputerze lub sprawdzać, czy nie narażają oni firmy na wyciek danych. Wprowadzenie tego typu programów i to zapewnienie zachowania bezpieczeństwa IT.
Praca zdalna nie jest już tak dużym wyzwaniem
Przedsiębiorstwa przez ten czas przywykły do pracy zdalnej, o czym świadczą statystyki. 68% pracodawców twierdzi, że efektywność podczas wykonywania pracy zdalnej jest taka sama jak w przypadku stacjonarnej. Co więcej – według badań, duża część pracowników pozytywnie ocenia home office i chciałaby kontynuować wykonywanie pracy zdalnej i obowiązków zawodowych w takim trybie. Po zorganizowaniu odpowiedniej strefy pracy zdalnej w domu, mogą oni zyskać nie tylko czas, który poświęciliby na dojazdy do biura. Praca zdalna zapewnia im także swobodę i elastyczność.
Poszerzyła się świadomość w zakresie cyberbezpieczeństwa
Według “Raportu o stanie bezpieczeństwa cyberprzestrzeni RP”, wraz z przepisami ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa, wzrosła ilość zgłoszeń incydentów, podczas gdy faktyczne zagrożenia stanowiły niewielką część tej liczby. Pracodawcy oraz pracownicy zdecydowanie świadomiej podchodzą do tematu IT Security i zdają sobie sprawę z tego, jakie działania mogą być ryzykowne dla systemu firmy – stąd taki gwałtowny wzrost komunikatów o możliwych atakach.
Pracownicy zdalni w liczbach i problemy związane z pracą zdalną
Praca zdalna łączy się warunkami domowymi, w których pracownicy mogą być rozpraszani przez inne obowiązki, a co za tym idzie – pracować mniej efektywnie. Mit niskiej efektywności takiego trybu wykonywania obowiązków został jednak obalony, a zarówno pracodawcy, jak i podwładni dostrzegli zalety trybu home office. Praca zdalna może być więc efektywna, ale wymaga to często wdrożenia rozwiązań technologicznych dostosowanych do firmy.
Jeśli chodzi o miejsce pracy zdalnej – niewielka część osób zatrudnionych zdalnie, pracuje poza domem, korzystając z publicznych sieci wifi. W miejscu wykonywania pracy zdalnej, otwarta sieć łączy się z ryzykiem i umożliwia hakerom i cyberprzestępcom na dostęp do wiadomości e-mail lub uzyskanie danych dostępowych.
Pewien odsetek osób pracujących zdalnie, wykonuje swoje obowiązki poza granicami państwa, w którym znajduje się biuro. Jeśli dojdzie do wycieku danych osobowych w trakcie wykonywania pracy zdalnej mogą wystąpić trudności interpretacyjne co do tego, którego kraju przepisy należy zastosować.
Problemem jest także sporządzanie ewidencji czasu pracy w ramach home office. Jest to jeden z najważniejszych dokumentów pozwalających na szczegółowe rozliczenie pracownika i naliczenie mu odpowiedniego wynagrodzenia. Zgodnie z Kodeksem Pracy, ewidencja powinna zawierać m.in. takie informacje jak: liczba przepracowanych godzin, czas rozpoczęcia oraz zakończenia pracy czy nadgodziny.
Pewne kwestie się nie zmieniają – przypadku wykonywania pracy zdalnej – z pomocą przychodzą programy do monitorowania komputera. Dzięki wdrożeniu do firmy takiego rozwiązania, pracodawca z łatwością może egzekwować wykonywanie pracy zdalnej i czas pracy podwładnych. Narzędzie to przyniesie korzyści nie tylko dla pracodawcy, ale także dla pracownika. Gwarantuje pełną przejrzystość w przypadku rozliczania z przepracowanych godzin. Jest także rozwiązaniem pozwalającym na nadzorowanie aktywności pracownika i prewencję ryzykownych działań.
Monitorowanie pracy zdalnej – o czym nadal trzeba pamiętać?
Dobierz odpowiednie narzędzie
Niezbędne dla pracodawcy z pewnością okaże się wdrożenie narzędzia, które pozwoli na kompleksowe i bezpieczne monitorowanie pracy zdalnej i aktywności pracowników w Twojej firmie. Przydatna jest na przykład możliwość sporządzania raportów czasu wykonywania pracy, aktywności i nieaktywności pracownika, minut lub godzin spędzonych w danej aplikacji. Takie narzędzie powinno także chronić urządzenie przed niepożądanym działaniem ze strony cyberprzestępców lub nieświadomych zagrożenia pracowników oraz zapewnić odpowiedni poziom higieny pracy.
Monitoruj zgodnie z prawem
Niezmiennie istotna pozostaje także kwestia prawna. Aby monitorowanie pracy zdalnej pracowników było zgodne z prawem, kontrolowanie ich aktywności nie może naruszać prywatności oraz godności osób, z którymi współpracujemy. Granica pomiędzy monitorowaniem pracy zdalnej a szpiegowaniem, budzi kontrowersje i w żadnym wypadku pracodawca nie może jej przekraczać. Aplikacje szpiegowskie wykorzystuje się w celu narażenia użytkownika na nieprzyjemności. W praktyce, mowa na przykład o nielegalnej inwigilacji prywatnych danych osobowych. Działania te prowadzą do licznych nadużyć, które z pewnością są w przypadku każdego pracodawcy nieetyczne.
Poinformuj pracownika o kontroli urządzenia służbowego
Procedura przeprowadzania kontroli to bardzo ważny aspekt. Monitorowanie pracy zdalnej powinno ograniczać się w przypadku pracodawcy do kontroli aktywności, takiej jak wykonywanie pracy zdalnej. Informacja o monitoringu urządzenia może zostać przekazana np. w formie aneksu do umowy lub regulaminie firmy. Zgodnie z prawem (Przepis art. 22(3) Kodeksu pracy) – jest to kwestia, której nie można pominąć.
Ustaw powiadomienia o podejrzanych i niepożądanych działaniach.
Alerty w czasie rzeczywistym o możliwym naruszeniu zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, umożliwiają szybką reakcję na potencjalnie niebezpieczne incydenty. Prewencja zagrożeń jest zdecydowanie lepszym rozwiązaniem niż radzenie sobie z ich konsekwencjami.
Wyciągaj wnioski
W praktyce monitorowanie pracy zdalnej to także analiza działań. Pomoże ona Tobie i członkom Twojego zespołu we wdrożeniu zmian, które usprawnią działanie firmy. Monitorowanie pracy zdalnej i urządzenia to korzyści nie tylko dla pracodawcy, ale także dla pracowników. Pozwoli ono na efektywne zarządzanie firmą oraz usprawnienie czasu wykonywanych obowiązków, a także łatwe przeprowadzanie audytu wykonywanych czynności.
Czy można monitorować pracownika na prywatnym komputerze?
Co do zasady pracodawca zlecający home office, musi zapewnić pracownikom sprzęt, na którym wykonywane będą służbowe powinności. Pracownik nie ma obowiązku udostępniać swojego prywatnego komputera. Istnieje małe prawdopodobieństwo, że zgodzi się on na monitorowanie swojego prywatnego urządzenia. Jeśli jednak dojdzie, do takiej sytuacji program monitorujący, powinien zostać skonfigurowany w taki sposób, aby pracodawca mógł kontrolować jedynie wyznaczone godziny aktywności oraz treści. Sytuacja wygląda podobnie, gdy za zgodą pracodawcy, pracownik korzysta z firmowego komputera zarówno do celów zawodowych, jak i prywatnych.
Kontrola firmowej poczty
Wielu pracodawców, wychodzi z założenia, że mogą w pełni, kontrolować firmową skrzynkę mailową oraz czytać treść wszystkich wiadomości, które się na niej znajdują.
Jest to obszerny temat, który do tej pory budzi wiele pytań i wątpliwości. Zakłada się, że zgodnie z prawem pracodawca może kontrolować wiadomości przychodzące na firmową pocztę, ale powinien to robić w odpowiednim zakresie. Pracodawca nie może czytać prywatnej korespondencji pracowników. Co zatem kryje się za słowem prywatna korespondencja? W praktyce, jest to treść maili, które otwierane są przez pracowników na ich prywatnych skrzynkach mailowych.
Co istotne są to także maile przychodzące na pocztę firmową, które skierowane są bezpośrednio do pracownika i dotyczą jego prywatności, a nie są one związane bezpośrednio z firmą. W takim przypadku pracodawca nie można zagłębiać się w ich treść.
Nowelizacja Kodeksu Pracy
Zgodnie z nowelizacją Kodeksu Pracy w Polsce, pracodawca ma prawo do monitorowania pracy zdalnej pracownika, ale musi zachować równowagę między ochroną prywatności pracownika a potrzebami kontroli i zapewnienia efektywności wykonywania pracy. Monitorowanie pracy zdalnej powinno być proporcjonalne do celu i nie może naruszać dóbr osobistych pracownika.
Oto kilka kluczowych punktów dotyczących monitorowania pracy zdalnej w kontekście nowelizacji Kodeksu pracy w Polsce:
Informowanie pracowników
Pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o zastosowaniu systemów monitoringu i kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej. Informacja ta powinna być przekazana na piśmie lub w formie elektronicznej przed rozpoczęciem wykonywanie pracy zdalnej.
Monitorowanie pracy zdalnej – cel
Pracodawca może monitorować pracę zdalną pracownika w celu kontroli czasu pracy, efektywności, ochrony danych, bezpieczeństwa sieci, zgodności z przepisami, zapobiegania nadużyciom oraz ochrony majątku firmy. Monitorowanie pracy zdalnej powinno być uzasadnione i proporcjonalne do celu.
Ograniczenia dotyczące prywatności
Pracodawca nie może monitorować prywatnych czynności pracownika, takich jak korzystanie z prywatnych kont e-mail czy przeglądanie stron internetowych niezwiązanych z pracą. Monitoring powinien dotyczyć wyłącznie aktywności związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych.
Ochrona danych osobowych
Pracodawca ma obowiązki zapewnić odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane osobowe pracownika. Przetwarzanie danych osobowych powinno odbywać się zgodnie z przepisami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) oraz innych odpowiednich przepisów dotyczących ochrony prywatności.
Ewidencja czasu pracy
Pracodawca może żądać od pracownika prowadzenia ewidencji czasu pracy, takiej jak zapisy dotyczące rozpoczęcia i zakończenia wykonywania pracy, przerw oraz innych okresów nieobecności. Ewidencja ta może być prowadzona przy użyciu odpowiedniego oprogramowania lub innego systemu.
Ekran System jako narzędzie do monitorowania komputerów
Ekran System umożliwi Ci monitorowanie pracy zdalnej pracownika i pozwoli na skuteczną ewidencję czasu pracy. Oprogramowanie ochroni kluczowe zasoby Twojej firmy przed niepożądanym działaniem ze strony cyberprzestępców lub nieświadomych zagrożenia pracowników.
Program posiada funkcję generowania raportów i statystyk. Jest to niezwykle istotna opcja, dostarczająca pracodawcy wiele kluczowych informacji na temat aktywności użytkownika, jego czasu wykonywania pracy oraz efektywności wykonywania obowiązków.
Oprócz tego – funkcja nagrywania sesji, umożliwi Ci prewencję potencjalnie ryzykownych działań pracownika oraz pozwoli na pomoc w przypadku problemu technicznego.
Ekran System, umożliwi Ci kontrolowanie pracy zdalnej i upewni Cię w kwestiach efektywności oraz jakości wykonywanych usług przez Twój zespół. Oprogramowanie może przynieść korzyści nie tylko pracodawcy, ale i pracownikom (o czym wspominamy w tym artykule), nie powinno się jednak zapomnieć o wzajemnym szacunku i zaufaniu – w końcu na tym opiera się dobra współpraca.
Jeśli jako pracodawca, chcesz poznać więcej informacji na temat monitorowania pracownika, obejrzyj filmik z webinarium, w którym braliśmy udział. Z nagrania dowiesz się, jak odpowiednio zarządzać danymi swojego przedsiębiorstwa oraz jak w sposób zgodny z prawem wprowadzić do firmy monitoring komputerów.
Monitorowanie pracy zdalnej i komputerów
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat monitorowania aktywności pracownika i czasu wykonywania pracy członków Twojego teamu – skontaktuj się z naszym zespołem Securivy. Możesz skorzystać z wersji próbnej oprogramowania Ekran System i przekonać się, że dobre praktyki kontrolowania zdalnych działań pracownika, nie muszą być wyzwaniem.
