Praca zdalna, czyli wyzwanie w dobie koronawirusa

Praca zdalna nie jest powszechną formą współpracy w Polsce. Pracodawcy preferują zatrudnienie osoby w miejscu pracy, tak aby w łatwy sposób kontrolować jej efektywność.

Rok 2020 sprawił jednak, że wielu przedsiębiorców stanęło przed koniecznością zweryfikowania swojego podejścia do pracy zdalnej. Tymczasowa forma współpracy w warunkach home office była odpowiedzią na panujące realia, które kładły nacisk na ograniczenie bezpośredniego kontaktu w czasie pandemii koronawirusa.

Jednak czy taka praca jest efektywna w 2020 roku?

Wpływ koronawirusa na pracę zdalną

Aby odpowiedzieć na to pytanie, trzeba rozważyć szereg czynników związanych z pandemią, które mogą mieć wpływ na jakość wykonywanych zadań. Zalicza się do tego między innymi:

  • możliwość zarażenia się koronawirusem
  • utratę pracy
  • zmniejszenie źródła dochodu

COVID-19 sprawił, że nie tylko przedsiębiorcy stanęli przed trudnym wyzwaniem, ale także sami pracownicy. Praca odbywała się w dużej mierze w stresujących warunkach, a co za tym idzie, znacząco wpłynęła na efektywność wielu firm.

Wielu przedsiębiorców nie jest jednak przekonanych do formy współpracy, jaką jest home office, uważając ją za mniej efektywną niż praca w biurze. Podczas pracy zdalnej pracodawca nie ma możliwości kontrolowania czasu spędzanego przez pracownika przy komputerze oraz wykonywanych przez niego obowiązków. 

W takim przypadku z pomocą przychodzą programy do monitorowania komputera. Dzięki wdrożeniu do firmy takiego rozwiązania, z łatwością można mierzyć efektywność pracowników, czas spędzony przy komputerze lub sprawdzać, czy nie narażają oni firmy na wyciek danych.

Monitorowanie komputerów – o czym trzeba pamiętać?

Aby monitorowanie pracowników w danej firmie było zgodne z prawem, należy spełnić kilka warunków. Przede wszystkim działania w zakresie monitorowania nie mogą naruszać prywatności oraz godności osób, z którymi współpracujemy. Nie można sprawdzać treści stron, które zawierają prywatne informacje na temat pracownika. Jeśli korzysta on z platform społecznościowych, nie powinno się ich przeglądać, a zwłaszcza wgłębiać się w jego prywatną korespondencję.

Z kolei rzeczy, które pracodawca może kontrolować to elementy związane z funkcjonowaniem firmy, takie jak:

  • wydajność pracownika
  • czas spędzony na przeglądaniu witryn internetowych 
  • czas braku aktywności przy komputerze
  • otwierane aplikacje i foldery
  • działania na plikach 

Podsumowując, do działań, które można sprawdzić, zalicza się przede wszystkim to jakie strony internetowe przegląda pracownik, pamiętając przy tym, aby nie przeglądać treści witryn zawierające prywatne dane, takie jak np. informacje finansowe czy zdrowotne. Trzeba pamiętać, że monitorowanie pracy zdalnej ma ograniczać się do kontroli wykonywanych obowiązków i nie naruszać prywatności.

Bardzo ważnym aspektem jest również poinformowanie pracownika o rozpoczęciu monitorowania jego urządzenia. Informacja może zostać przekazana np. w formie aneksu do umowy, zmiany w umowie lub regulaminie firmy. Jest to element, którego nie można pominąć jeśli działania firmy mają być zgodne z prawem (Przepis art. 22(3) Kodeksu pracy).

Kontrola firmowej poczty — rób to dobrze

Wielu pracodawców, wychodzi z założenia, że mogą w pełni, kontrolować firmową skrzynkę mailową oraz czytać treść wszystkich wiadomości, które się na niej znajdują.

Jest to obszerny temat, który do tej pory budzi wiele pytań i wątpliwości. Zakłada się, że zgodnie z prawem pracodawca może kontrolować wiadomości przychodzące na firmową pocztę, ale powinien to robić w odpowiednim zakresie. Nie może on czytać prywatnej korespondencji pracowników. Co zatem kryje się za słowem prywatna korespondencja? Jest to treść maili, które otwierane są przez pracowników na ich prywatnych skrzynkach mailowych. Co istotne są to także maile przychodzące na pocztę firmową, które skierowane są bezpośrednio do pracownika i dotyczą jego prywatności, a nie są one związane bezpośrednio z firmą. W takim przypadku nie można zagłębiać się w ich treść.

Czy można monitorować pracownika na prywatnym komputerze?

Co do zasady pracodawca zlecający home office, musi zapewnić sprzęt, na którym wykonywane będą służbowe powinności. Pracownik nie ma obowiązku udostępniać swojego prywatnego komputera. Istnieje małe prawdopodobieństwo, że zgodzi się on na monitorowanie swojego prywatnego urządzenia. Jeśli jednak dojdzie, do takiej sytuacji program monitorujący, powinien zostać skonfigurowany w taki sposób, aby kontrolować jedynie wyznaczone godziny aktywności oraz treści. Sytuacja wygląda podobnie, gdy za zgodą pracodawcy, pracownik korzysta z firmowego komputera zarówno do celów zawodowych, jak i prywatnych.

Praca zdalna pod kontrolą

Praca zdalna może przynosić równie dobre wyniki, jak praca w biurze. Każda osoba posiada odmienne preferencje dotyczące warunków pracy, w których działa najefektywniej. Dla jednych może być to praca w wieloosobowym biurze, a dla innych spokojne otoczenie kawiarni lub swojego mieszkania. Home office sprawia, że pracownik może dostosować swoje warunki pracy, tak aby pracować najefektywniej.

Ekran System, umożliwi Ci kontrolowanie pracy zdalnej i upewni Cię w kwestiach efektywności oraz jakości wykonywanych usług przez Twój zespół. Oprogramowanie może przynieść korzyści nie tylko pracodawcy, ale i pracownikom (o czym wspominamy w tym artykule), nie powinno się jednak zapomnieć o wzajemnym szacunku i zaufaniu – w końcu na tym opiera się dobra współpraca.

Jeśli chcesz poznać więcej informacji na temat monitorowania pracowników, obejrzyj filmik z webinarium, w którym braliśmy udział.
Z nagrania dowiesz się, jak odpowiednio zarządzać danymi swojego przedsiębiorstwa, oraz jak w sposób zgodny z prawem wprowadzić do firmy monitoring komputerów.

Chcesz monitorować swoich pracowników zdalnych?

Przetestuj za darmo oprogramowanie Ekran System — podnieś bezpieczeństwo i usprawnij procesy w swojej firmie. 

One thought on “Monitoring pracowników zdalnych – jak robić to dobrze?

  1. Pingback: Programy do monitorowania komputera — korzyść nie tylko dla pracodawcy - Bezpieczeństwo i Outsourcing IT — Securivy

Comments are closed.