Aplikacje do komunikacji między współpracownikami w firmie są ważnym narzędziem zapewniającym sprawny przepływ informacji oraz dobrą koordynację działań w zespole na pracy zdalnej. W dzisiejszych czasach, w dobie home office, jest to nieodłączny element pracy w cyberprzestrzeni.
Dzięki dobremu komunikatorowi, praca zespołowa staje się bardziej efektywna. Wiele korzyści przynosi możliwość przeprowadzania rozmów tekstowych, rozmów głosowych, przesyłanie plików szyfrowanie wiadomości.
Spis treści
Komunikatory internetowe w dobie pandemii
W dobie pandemii COVID-19, komunikacja w firmach stała się wzywaniem, ponieważ wiele zespołów musiało przejść na pracę zdalną, co wiązało się z koniecznością zmiany sposobu komunikacji.
Dostosowując swoją komunikację w dobie pandemii wiele firm zaczęło korzystać z komunikatorów internetowych, aby umożliwić przesyłanie plików, komunikację na odległość i zapewnić efektywną współpracę między zespołami. Zaczęto organizować spotkania online – wideokonferencje oraz prezentacje. Przystosowanie się do nowych warunków było sporym wyzwaniem, a pomóc w tym mogły sprawdzone i intuicyjne w użyciu komunikatory.
Jak wybrać najlepszy komunikator dla firmy?
Znalezienie najlepszego programu do komunikacji internetowej dla firm może być skomplikowanym zadaniem. Biorąc pod uwagę dostępność wielu różnych opcji na rynku, trudno jest zdecydować, która z nich najlepiej odpowiada potrzebom Twojej organizacji.
Istnieje kilka kluczowych funkcji, na które należy zwrócić uwagę przy wyborze komunikatora dla firmy. Obejmują one czynniki, takie jak: przyjazny dla użytkownika interfejs, skalowalność, połączenia wideo, opcje bezpieczeństwa oraz możliwości integracyjne z innymi aplikacjami. Na ich podstawie będziesz w stanie zdefiniować, jaki komunikator najwierniej odpowiada oczekiwaniom Twojego zespołu oraz pozwoli na efektywne zarządzanie rozmowami w firmie.
W tym artykule zebraliśmy najbardziej popularne komunikatory internetowe i przedstawiliśmy ich kluczowe zalety i wady. Wybierz najlepszy komunikator do przedsiębiorstwa:
- Określ swoje wymagania. Zastanów się, jakie funkcje są dla Twojej firmy najważniejsze. Czy potrzebujesz integracji z narzędziami, takimi jak kalendarz lub poczta elektroniczna? Czy potrzebujesz funkcjo wideo lub audio konferencji?
- Sprawdź opinie i recenzje. Zapoznaj się z opiniami o różnych komunikatorach, aby dowiedzieć się, jakie funkcje oferują. Poznaj ich wady i zalety. W szczególności zwróć uwagę na opinie dotyczące zachowania bezpieczeństwa i prywatności.
- Zwróć uwagę na koszty. Upewnij się, że wybierasz narzędzie, które mieści się w Twoim budżecie. Na rynku dostępne są zarówno darmowe komunikatory, jak i te wymagające opłat za użytkowanie.
- Sprawdź zgodność z przepisami. Upewnij się, że wybierasz narzędzie, które spełnia wymogi Twojej branży i jest zgodne z przepisami dotyczącymi prywatności i bezpieczeństwa danych.
Pamiętaj, że nie ma jednego rozwiązania, które będzie odpowiednie dla każdej firmy. Dlatego ważne jest, aby dobrze przeanalizować potrzeby swojego przedsiębiorstwa i wybrać narzędzie, które będzie najbardziej optymalne.
Przegląd najlepszych komunikatorów do firmy
Discord
Discord to aplikacja komunikacyjna, która pierwotnie została stworzona dla społeczności graczy. W ciągu ostatnich kilku lat stała się ona popularna także wśród firm i organizacji.
Jest to rozbudowana platforma, pozwalająca na porozumiewanie się za pomocą czatu głosowego oraz tekstowego w czasie rzeczywistym. Działanie tego narzędzia nie ogranicza się jednak wyłącznie do tej funkcji. Program umożliwia także udostępnianie plików, przesyłanie zdjęć, informacji, kodu źródłowego oraz tworzenie prywatnych, niestandardowych kanałów tematycznych i grup. Dodatkowo, z Discorda można korzystać i prowadzić rozmowy głosowe za pośrednictwem aplikacji w wersjach mobilnych.
Pomimo tych zalet istnieją pewne wady związane z korzystaniem z narzędzia Discord w komunikacji firmowej. Największą z nich jest zauważalny brak funkcji bezpieczeństwa, co może prowadzić do wycieku danych. Aplikacja ta może być także podatna na ataki DDoS – zagrożenie polegające zajęciu wszystkich dostępnych i wolnych zasobów w celu uniemożliwienia funkcjonowania całej usługi w sieci.
Czy Discord to najlepszy wybór dla firmy? Mimo, że aplikacja jest darmowa i oferuje rozbudowane możliwości, na rynku dostępne są inne, lepsze narzędzia dedykowane dla przedsiębiorstw. Niemniej jednak może okazać się to trafne rozwiązanie do firm ceniących sobie elastyczność oraz możliwość szybkiego i nieformalnego komunikowania się.
Slack
Kolejnym, jednym z najbardziej popularnych komunikatorów do firmy jest aplikacja Slack. Narzędzie zapewnia wydajną i niezawodną komunikację między zespołami, dzięki funkcjom takim jak: czat grupowy, możliwość wysyłania bezpośrednich wiadomości czy udostępnianie plików.
Interfejs jest niezwykle przyjazny dla użytkownika, a samo korzystanie z aplikacji jest proste i intuicyjne. Slack to narzędzie projektowane specjalnie dla celów biznesowych, oferujące funkcje dostosowane do potrzeb firmowych.
Jak każdy komunikator do firmy, Slack posiada także kilka wad. Podstawową z nich jest brak funkcji szyfrujących przy procesie udostępniania poufnych informacji. Może to skutkować wyciekiem haseł, wrażliwych danych lub strategii firmowych.
Istotną wadą, skłaniającą użytkowników do poszukiwania alternatyw dla narzędzia Slack, są ograniczone opcje integracyjne. Na rynku dostępne są aplikacje oferujące szersze możliwości połączenia z innymi programami do zarządzania zespołem.
Slack może być dobrym wyborem dla firm, które cenią sobie szybkie i efektywne komunikowanie się w zespole, a także łatwe zarządzanie projektami i przepływem pracy.
Skype
Skype jest obecnie jedną z najpopularniejszych aplikacji do komunikacji, z którego korzysta wiele użytkowników indywidualnych na całym świecie. Czy jest to jednak rozwiązanie odpowiednie dla firm?
Bez wątpienia nie odbiega on funkcjonalnością od innych narzędzi tej klasy. Skype umożliwia tekstową oraz głosową formę komunikacji, a także udostępnianie zdjęć oraz plików. Z narzędzia można korzystać w dwóch wersjach – płatnej i bezpłatnej. Dodatkowym atutem jest możliwość integracji z różnymi narzędziami.
W bezpłatnej wersji użytkownik natknie się na reklamy, których natłok może okazać się ogromnym minusem. Kolejną wadą jest ograniczona przepustowość, która może powodować problemy z jakością dźwięku i obrazu. Użytkownicy Skype skarżą się również na niższą jakość dźwięku i obrazu, niż w przypadku konkurencyjnych rozwiązań.
Appear.in
Aplikacja Appear.in stanowi łatwe w obsłudze i praktyczne narzędzie, służące do przeprowadzania wideokonferencji. Działanie programu polega na organizowaniu spotkań w dedykowanych do tego “pokojach”.
Cały proces opiera się na technologii WebRTC, co oznacza, że aplikacja nie wymaga instalacji żadnego dodatkowego oprogramowania. Niestety, narzędzie to ma pewne ograniczenia, które mogą okazać się przeszkodą dla firm – maksymalna liczba uczestników w czacie wideo wynosi 8. Appear.in będzie więc optymalnym wyborem dla niewielkich przedsiębiorstw i małych grup projektowych, poszukujących prostego w obsłudze narzędzia.
Google Hangouts
Opinie na temat Google Hangouts, komunikatora dla firm, są podzielone. Z jednej strony narzędzie to, jest proste w obsłudze, a korzystanie z niego nie wymaga przeprowadzania specjalnego szkolenia. Google Hangouts zapewnia także wysoki poziom ochrony danych i prywatności, co jest szczególnie ważne dla firm i organizacji, które wymagają zgodności ze standardami bezpieczeństwa.
Z drugiej strony, wiele użytkowników uważa, że jedną z głównych wad aplikacji jest wymaganie posiadania konta Google, co ogranicza potencjalną liczbę użytkowników.
Google Hangouts jest dobrym wyborem dla firm, które potrzebują podstawowych funkcji komunikatora oraz preferują prostotę i niskie koszty. Niemniej, jeśli firma potrzebuje bardziej zaawansowanych funkcji, warto rozważyć inne opcje.
Microsoft Teams
Microsoft Teams to jedna aplikacja, łącząca w sobie funkcje wielu komunikatorów. Pozwala to na ograniczenie ilości używanych programów i stron oraz zachowanie efektywnej komunikacji zespołowej.
Zespoły mogą współpracować ze sobą w bezpiecznym i wszechstronnym cyfrowym obszarze roboczym. MS Teams oferuje szereg korzyści dla firm – narzędzia do zarządzania projektami oraz planowania spotkań. Udostępniona jest użytkownikom także aplikacja mobilna. Aplikacja pozwala na prowadzenie konferencji audio lub korzystanie z czatu tekstowego.
Do głównych wad należy ograniczenie obsługi dużych obciążeń jednocześnie, co może utrudniać współpracę z dużymi zespołami. Ponadto MS Teams może w niektórych przypadkach okazać się skomplikowany w konfiguracji i wdrożeniu. Jeśli obawiasz się takiego scenariusza, skontaktuj się ze specjalistami Securivy. Oferujemy wsparcie w tej kwestii.
Microsoft Teams może być dobrym wyborem dla firm, które korzystają z innych, powszechnych narzędzi Microsoft – SharePoint czy Outlook, ponieważ platforma oferuje integracje z tymi narzędziami.
Dzięki Microsoft Teams, Twoi pracownicy będą mogli pracować nad projektami w sposób wydajny i efektywny. Wdrożenie pracy zespołowej w wykorzystaniem tego narzędzia może być jedną z najlepszych inwestycji dla firmy.
Czy MS Teams to najlepszy komunikator do firmy?
Oprogramowanie Microsoft Teams oferuje wiele korzyści. Należą do nich między innymi:
- Dostęp do wszystkich dokumentów i zasobów w jednej centralnej aplikacji
- Możliwość wykonywania połączeń głosowych i wideo ze współpracownikami
- Synchronizacja zadań i wiadomości e-mail między zespołami
- Możliwość tworzenia konwersacji i spotkań online w czasie rzeczywistym
- Organizacja dokumentów i informacji za pomocą folderów, kanałów i hashtagów
- Możliwość konfiguracji powiadomień
- Opcje tworzenia niestandardowych zakładek dostosowanych do każdego rodzaju treści
Bezpieczeństwo komunikatorów internetowych – monitoring użytkowników
Należy pamiętać, że komunikatory internetowe w firmie stanowią ryzyko dla bezpieczeństwa firmowych danych. Możliwości przesyłania plików za pomocą tego typu aplikacji, mogą okazać się furtką dla nieuczciwych pracowników do naruszenia lub kradzieży danych firmowych.
Narzędzia do komunikacji, nieużywane zgodnie z przeznaczeniem, mogą więc stać się źródłem cyberataków oraz zagrożeń wewnętrznych. Aby zabezpieczyć się przed insiderami, rekomendowane jest wdrożenie w firmie specjalistycznego oprogramowania, które umożliwia monitorowania aktywności użytkowników komputerów i serwerów. Do tego typu rozwiązań należy Ekran System – platforma do zarządzania ryzykiem wewnętrznym oraz kontroli działań pracowników.
Monitorowanie aplikacji do komunikacji w firmie
Ekran System umożliwia skonfigurowanie alertów i powiadomień w czasie rzeczywistym związanych z procesem przesyłania plików za pośrednictwem komunikatorów internetowych. Dzięki temu, pewne podejrzane zachowania i działania ustalone uprzednio przez administratora, mogą wywołać stosowany alert ostrzegawczy.
Dział bezpieczeństwa w organizacji dostanie jasny komunikat o potencjalnym zagrożeniu. Takie rozwiązanie pozwoli na natychmiastową reakcję na incydent cyberbezpieczeństwa.
Komunikator dla firm – dlaczego warto?
Komunikatory online zapewniają ogromną wygodę nie tylko w kwestii komunikacji w firmie, ale również organizacji pracy różnych zespołów i działów. Ułatwiają zachowanie przepływu pracy oraz kontaktu ze współpracownikami.
Zamiast czekania na odpowiedź e-mail lub telefon, pracownicy mogą natychmiastowo porozumieć się za pomocą czatu tekstowego lub głosowego. Dzięki odpowiedniemu narzędziu, efektywna komunikacja w organizacji jest na wyciągnięcie ręki.
Komunikator do firmy to nie tylko narzędzie do komunikacji, ale także inwestycja w rozwój przedsiębiorstwa i poprawę jego efektywności. Facebook messenger może okazać się niewystarczającym narzędziem. Odpowiednio wybrane rozwiązanie może zwiększyć produktywność pracowników, usprawnić procesy biznesowe i przyczynić się do zwiększenia zysków firmy.
Warto zauważyć, że w dobie coraz szybszego tempa życia i pracy, korzystanie z komunikatora internetowego w firmie, może być postrzegane jako wyróżnik w stosunku do konkurencji oraz jako przyjazne i nowoczesne podejście do pracy. Dlatego jeśli chcesz usprawnić komunikację w swojej organizacji i zwiększyć efektywność pracy, warto rozważyć wybranie najbardziej optymalnego komunikatora.
Securivy – pomocna dłoń we wdrożeniu komunikatora w Twojej firmie
Jeśli poszukujesz narzędzia, które pozwoli Ci usprawnić pracę zdalną i stanie się miejscem współpracy oraz przechowywania plików i zasobów w chmurze – skontaktuj się z nami. Pomożemy wybrać Ci odpowiednie rozwiązanie do Twojej firmy. Wystarczy, że wypełnisz formularz kontaktowy na naszej stronie.
Zajrzyj na nasze social media, gdzie regularnie edukujemy naszych obserwatorów w temacie zachowania bezpieczeństwa pracy w cyberprzestrzeni, a także publikujemy darmowe e-booki oraz dokumenty poruszające tematykę efektywnych narzędzi chroniących przed zagrożeniami w sieci.
