Coraz więcej pracodawców decyduje się na wdrożenie w swojej firmie monitorowania komputera – nie tylko w celu kontroli czasu pracy.
W obecnych czasach – upowszechnionej pracy zdalnej, hybrydowej bądź pracy w trybie workation – z dala od siedziby firmy, nie jest łatwo egzekwować zlecane zadania, nie mając do dyspozycji żadnego narzędzia, które byłoby w stanie mierzyć nie tylko godziny pracy, ale i efektywność pracowników – dostarczając wartościowych danych dotyczących całego tygodnia czy miesiąca pracy. Monitorowanie komputera pracownika to więc coraz częściej nie tylko mierzenie samego czasu pracy, choć ten czynnik jest także ważny i rozwiązania dedykowane wyłącznie takiej funkcji są również dostępne na rynku. Decyzja o wdrożeniu kompleksowego monitorowania urządzeń służbowych zaczyna wynikać w miarę rozwoju technologii i zmian na rynku pracy z potrzeby identyfikacji obszarów wymagających poprawy, a co za tym idzie – wsparcia pracowników w optymalizacji swoich procesów.
W tym artykule skupimy się na przedstawieniu licznych korzyści i możliwości, jakie daje nie tylko pracodawcom, ale i pracownikom opcja wglądu w realizowane działania za pośrednictwem profesjonalnego narzędzia, które jest przy tym łatwe w użyciu i zgodne z RODO.
Omówimy także, w jaki sposób obecność narzędzi monitorujących wpływa na jakość wykonywanej pracy, a także jakiego zwrotu z inwestycji w takie narzędzie można się spodziewać.
Spis treści
Produktywność pracowników a social media i inne rozpraszacze
Motywowanie do pracy bywa trudne lub działa krótkofalowo. Pracownicy, a w szczególności ci pracujący zdalnie bądź hybrydowo narażeni są na dużo “rozpraszaczy”, w tym częste korzystanie z prywatnych telefonów lub innych urządzeń przenośnych.
Istnieją liczne badania dotyczące produktywności pracowników i ich nawyków w pracy, w tym czasu spędzanego na mediach społecznościowych. Poniżej zebraliśmy przykłady.
- Badania wskazują, że przeciętny pracownik spędza od 30 minut do 2 godzin dziennie na samych mediach społecznościowych w czasie pracy.
- Z raportu firmy Workplace Analytics wynika, że pracownicy przeciętnie 12% czasu pracy poświęcają na tego typu rozpraszacze jak media społecznościowe, a znaczna część (bo aż 40%) deklaruje, że wykorzystuje sprzęt służbowy do celów prywatnych
Co jednak z innymi sytuacjami takimi jak chociażby realizacja własnych, prywatnych działań w godzinach pracy?
Według badania VoucherCloud, przeciętny pracownik efektywnie pracuje tylko około 2 godziny i 53 minuty w ciągu ośmiogodzinnego dnia pracy. Reszta czasu to przerwy na realizację swoich osobistych planów na dany dzień, rozmowy ze współpracownikami, jedzenie, sprawdzanie prywatnych wiadomości i wspomniane media społecznościowe.
Komputery służbowe, których aktywność nie jest w żaden sposób śledzona, nie dostarczają pracodawcom żadnych wartościowych informacji o efektywności pracowników. Wiemy też, jak wiele jest czynników, które przyczyniają się do utraty produktywności. Przejdźmy więc do rozwiązań tego problemu.
Monitoring pracowników – korzyści
Monitorowanie pracy przynosi szereg korzyści zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Przede wszystkim zwiększa produktywność zespołu – świadomość monitorowania działań skłania do bardziej efektywnej organizacji czasu. Dodatkowo wpływa jednak na poprawę bezpieczeństwa danych, ograniczając ryzyko nieautoryzowanego dostępu do systemów, a także prowadzi do skuteczniejszego skalowania biznesu.
1. Zwiększenie efektywności i produktywności
Dzięki monitorowaniu służbowej aktywności internetowej pracowników możliwe jest wykrycie nieefektywnych schematów pracy, a następnie ich optymalizacja. Pracownicy mogą lepiej zarządzać swoim czasem, a pracodawcy i team liderzy mogą dostosowywać cele oraz priorytety w oparciu o rzeczywiste dane. Zebrane informacje pozwalają na eliminację działań, które nie przynoszą wartości dodanej oraz pomagają lepiej zorganizować zadania.
2. Poprawa bezpieczeństwa firmowych danych
Monitorowanie komputerów pozwala na szybkie wykrycie i zapobieganie potencjalnym zagrożeniom, takim jak wycieki poufnych danych czy działania naruszające politykę firmy. Odpowiednie oprogramowanie umożliwia zapewnienie bezpieczeństwa zasobów również poprzez zarządzanie dostępem uprzywilejowanym, blokowanie dostępu do nieautoryzowanych aplikacji czy stron internetowych, zwiększając tym samym bezpieczeństwo całego systemu IT.
Takie narzędzia chronią także pracowników przed skutkami nieprzemyślanych działań, np. klikaniem w podejrzane linki. Nawet jeśli pracownik padnie ofiarą takiego ataku jak phishing, system będzie w stanie natychmiast zareagować i zapobiec wyciekowi danych.
3. Optymalizacja kosztów operacyjnych
Analiza raportów generowanych przez systemy monitorujące pomaga firmom w optymalizacji kosztów operacyjnych. Pozwala to na identyfikację nadmiernego korzystania z określonych zasobów, eliminację niepotrzebnych subskrypcji (będącą często zupełnie zbędnym źródłem generowania kosztów) oraz lepsze zarządzanie infrastrukturą IT. W dalszej części artykułu rozwiniemy ten temat.
4. Ułatwienie pracy zdalnej
W dobie pracy zdalnej i hybrydowej monitoring komputerów pracowników umożliwia skuteczne zarządzanie zespołem na odległość. Dzięki narzędziom analitycznym pracodawcy mogą lepiej zrozumieć sposób pracy zespołu i wspierać jego rozwój.
Kiedy monitoring komputerów służbowych jest legalny?
Warto wspomnieć, że jako pracodawca masz obowiązek poinformować pracownika o planowanym wdrożeniu rozwiązania, jakim jest program do monitorowania komputera. Takie działanie jest niezbędne z punktu widzenia RODO – pamiętaj jednak, że nie wszystkie narzędzia tego typu spełniają warunki dyktowane przez regulacje ochrony mienia. Powiadomienie pracowników jest bardzo ważne, jednak wybór rozwiązania jest pierwszym, najważniejszym etapem.
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, co należy zrobić przed uruchomieniem monitoringu lub jak określić warunki monitorowania w miejscu pracy, aby nie naruszyć dóbr osobistych pracowników i tajemnicy korespondencji?
Syteca – legalne narzędzie wspierające wzrost efektywności pracowników
Jednym z profesjonalnych i zapewniających zgodność z regulacjami prawnymi (w tym RODO, NIS2, DORA czy ISO 27001) rozwiązań jest Syteca. Oprogramowanie oferuje szeroki wachlarz funkcji, które pozwalają na dokładne monitorowanie aktywności pracowników. Wśród nich znajdują się:
- Podgląd w czasie rzeczywistym
Możliwość wglądu w aktualne działania pracowników to bezcenna funkcja Syteca, która zapewnia kontrolę nad tym, co dzieje się w firmie oraz czy zlecane zadania są realizowane zgodnie z planem.
- Nagrywanie sesji użytkownika, które umożliwia analizę wykonywanych działań, co jest szczególnie przydatne w przypadku incydentów wymagających wyjaśnienia. Taka funkcja pozwala także zapobiegać imitowaniu realnej pracy, co również jest powszechnym działaniem.
Chcesz dowiedzieć się jak pracownicy imitują pracę za pomocą sprytnych praktyk? Zajrzyj do naszego wpisu blogowego Jak pracownicy oszukują narzędzia do monitorowania aktywności w pracy i jak temu zapobiegać?, w którym rozwiewamy wszelkie wątpliwości.
Przykład ochrony – szybka identyfikacja i reakcja na niepożądane działania mogą znacząco skrócić czas reakcji na zdarzenia, przynosząc oszczędności finansowe i operacyjne.
- Szczegółowe raporty (w tym raporty aktywności internetowej) ułatwiające analizę efektywności pracy.
Przykład ochrony – analiza raportów pozwala firmie zoptymalizować procesy, co może skutkować np. redukcją 10% zbędnych kosztów operacyjnych. Dla średniego zespołu generującego miesięczne koszty operacyjne rzędu 100 000 zł, oznacza to oszczędności na poziomie 10 000 zł miesięcznie.
*Heatmapy Syteca pozwalają na szybki wgląd w czas aktywny i nieaktywności pracowników
- Kontrola urządzeń USB, która minimalizuje ryzyko wycieku danych, co znacząco zwiększa poziom bezpieczeństwa informatycznego w firmie.
Przykład ochrony – utrata danych wskutek kopiowania plików na USB może kosztować firmę średnio 250 000 zł (według raportów branżowych). Funkcja blokowania pozwala zapobiec takim incydentom, oszczędzając te koszty.
- Integracja z innymi systemami (w tym SIEM, systemami Help-Desk czy SSO) umożliwiająca dostosowanie monitoringu do specyfiki firmy.
Zwrot z inwestycji w narzędzia do monitoringu komputera
Decyzja o wdrożeniu narzędzi monitorujących pracę komputerów to strategiczna inwestycja, która przynosi szybki i mierzalny zwrot. Kluczowe korzyści wynikające z zastosowania systemów monitoringu obejmują:
- Wzrost efektywności o 20-40% – firmy, które wdrożyły monitoring, raportują istotne zwiększenie produktywności pracowników dzięki eliminacji zbędnych przestojów i lepszej organizacji czasu pracy.
- Oszczędność nawet 2 godzin dziennie na pracownika – analiza aktywności pozwala identyfikować i eliminować największe rozpraszacze, takie jak media społecznościowe czy nieproduktywne spotkania ustawiane tylko po to, aby “zabić czas”.
- Redukcja kosztów operacyjnych o 10-25% – automatyczna analiza wykorzystania zasobów IT pozwala firmom optymalizować liczbę potrzebnych licencji, sprzętu i mocy obliczeniowej.
- Minimalizacja ryzyka wycieku danych – monitorowanie dostępu do plików i kontrola urządzeń zewnętrznych znacząco ogranicza zagrożenia związane z cyberbezpieczeństwem.
Przykładowo, firma z sektora IT licząca 200 pracowników po wdrożeniu systemu monitorowania zauważyła wzrost wydajności o 28%, co przełożyło się na dodatkowe 5 godzin efektywnej pracy tygodniowo na pracownika. W skali roku oznaczało to oszczędności rzędu kilkuset tysięcy złotych.
Inwestycja w monitoring zwraca się zwykle w ciągu kilku miesięcy, a długofalowe korzyści obejmują nie tylko lepszą produktywność, ale także większą przejrzystość procesów biznesowych i wyższą jakość wykonywanej pracy.
Podsumowanie
Monitorowanie komputerów pracowników to działanie, które przynosi korzyści zarówno firmom, jak i samym pracownikom. Umożliwia optymalizację procesów, poprawę bezpieczeństwa oraz efektywniejsze zarządzanie zespołem, szczególnie w modelu pracy zdalnej i hybrydowej.
Pamiętaj jednak, że wybór odpowiedniego narzędzia bezpośrednio wpływa na ilość korzyści płynących z jego wdrożenia. Warto rozważyć wybór nowoczesnych systemów monitoringu, które są odporne na wszelkie manipulacje oraz zapewniają dostarczanie wartościowych danych do pomiaru efektywności pracy.
Wzrost produktywności pracowników jest na wyciągnięcie ręki – skontaktuj się z nami, aby omówić możliwości monitorowania wraz z Syteca dla Twojej firmy.
