Nadrzędnym celem monitorowania urządzeń pracowników jest zapewnienie cyberbezpieczeństwa organizacji. Postęp technologiczny sprawił zaś, że stało się ono obecnie kluczową praktyką dla firm dążących do zwiększenia wydajności, zapewnienia bezpieczeństwa danych, a także przestrzegania regulacji prawnych. W tym artykule omówimy kluczowe aspekty monitorowania aktywności pracowników na komputerach i innych urządzeniach służbowych, podkreślając jego korzyści zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Omówimy także pokrótce program do monitorowania komputera – Syteca (wcześniej Ekran System), który posłuży jako przykład kompleksowej platformy do efektywnego monitorowania.
Spis treści
Monitoring komputera pracownika – korzyści dla pracodawcy
Zwiększanie wydajności i kontrola czasu pracy
Monitoring pracowników pozwala organizacjom śledzić, jak efektywnie wykorzystują oni swoje godziny w czasie pracy, a także czy nie wykorzystują go do celów prywatnych. Dzięki analizie raportów aktywności internetowej, pracodawcy mogą zidentyfikować nieefektywności i wdrożyć strategie poprawy organizacji pracy.
Na przykład, monitorowanie może ujawnić, które aplikacje są często używane, a które są niedostatecznie wykorzystywane, dzięki czemu można wdrożyć zmiany usprawniające i prowadzące do oszczędności – rezygnacja z aplikacji, które nie są pomocne pracownikom w stopniu, w którym było to przewidziane przy zakupie określonych licencji.
Działania w celu kontroli czasu pracy to także niezwykle przydatny element w przypadku pracy zdalnej, podczas której sposoby wykonywania obowiązków wynikających z umowy nie mogą być przez pracodawcę odpowiednio kontrolowane.
Bezpieczeństwo danych
Z rosnącym zagrożeniem zróżnicowanymi cyberatakami, ochrona kluczowych zasobów firmy i ważnych informacji jest fundamentalna. Program do monitorowania komputera może pomóc w zapobieganiu nieautoryzowanemu dostępowi i naruszeniom danych poprzez nadzorowanie logowania, zarządzanie tożsamością, wysyłanie haseł jednorazowych czy podgląd live do służbowej aktywności internetowej pracowników. Taka czujność minimalizuje ryzyko wycieku lub kradzieży danych, zapewniając ochronę poufnych informacji. To także solidna ochrona przed świadomymi, szkodliwymi działaniami pracowników, którzy mogą powodować wysoce zagrażające sytuacje na firmowych komputerach.
Zgodność z regulacjami
Kontrola komputera pracownika to nie tylko wybór w obecnych czasach. Wiele norm prawnych, np. szczególnie znane w Polsce: RODO, NIS2, ISO czy DORA bezpośrednio określają obowiązki konkretnych sektorów dotyczące ochrony zasobów instytucji. Warto jednak pamiętać, że wprowadzenie monitoringu komputerów służbowych powinno odbywać się z zachowaniem zasad przejrzystości i informowania pracowników o takich praktykach. Obowiązek poinformowania pracownika o monitorowaniu jego komputera dotyczy również sytuacji, gdy zaistnieje konieczność kontroli poczty elektronicznej.
Monitoring komputera pracownika – korzyści dla pracownika
Bezpieczeństwo działań w obrębie infrastruktury firmy
Jak wspomnieliśmy na początku, monitorowanie komputera pracownika to przede wszystkim dążenie do ochrony zasobów. Nieświadomy pracownik może niejednokrotnie wygenerować duże straty finansowe poprzez nieostrożne posługiwanie się z plikami czy udostępnianie dokumentów w niezabezpieczonych miejscach. Platformy do monitoringu skutecznie chronią pracowników przed wywoływaniem problemów poprzez blokowanie potencjalnie szkodliwych działań oraz minimalizowanie możliwych szkód przeprowadzonych akcji, a co za tym idzie – unikania nieprzyjemnych konsekwencji.
Szczegółowa wiedza o pracy i jej obiektywna ocena przez pracodawcę
Możliwość tworzenia raportów z aktywności użytkowników to bardzo cenna wiedza nie tylko dla pracodawcy. Dzięki nim, pracownik ma możliwość wglądu w swoje własne działania, ewaluacji ich, a także usprawniania swoich sposobów pracy tak, by móc efektywniej realizować zadania. Przykładem może być tu prześledzenie czasu poświęconego na dane aktywności i oceny, które z nich mogą wpływać na opóźnienia w realizacji nadrzędnych zadań. Drugą, doskonałą korzyścią wglądu w raporty aktywności jest możliwość uzyskania świadomości przez pracodawcę jak czasochłonne są dla pracownika niektóre zadania, podczas gdy wcześniej ciężko było mu to ocenić.
Czy monitorowanie pracownika w czasie pracy jest legalne?
Polskie prawo zezwala na monitoring komputera służbowego pracownika, jednak warto zaznaczyć, że przed uruchomieniem monitoringu pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o zamiarze oraz zakresie, w jakim jest on planowany. Taką informację pracownik powinien otrzymać na piśmie – w formie aneksu do umowy bądź informacji o monitoringu, którą może podpisać.
Legalność monitorowania zakłada także, że celem takiego działania będzie zapewnienie właściwej organizacji obowiązków służbowych. Platforma do monitoringu powinna więc być w taki sposób skonfigurowana, by nie naruszać tajemnicy korespondencji (innej niż służbowa), jak i dóbr osobistych pracowników.
Ponadto, jak wspomnieliśmy wcześniej, coraz więcej sektorów na rynku zostaje uwzględniana w regulacjach, które nakazują im prowadzić monitoring pracowników w określonym wymiarze. Przykładami mogą być: NIS2, DORA, ISO czy RODO oraz wiele innych. W innych naszych artykułach znajdziesz także kompleksowe przewodniki po dyrektywach oraz rozporządzeniach, np. Kompletny przewodnik po zgodności z NIS2 czy Poradnik Osiągnięcia i Utrzymania Zgodności z DORA, w których opisujemy kogo dokładnie one dotyczą i jak uzyskać z nimi zgodność.
Kluczowe funkcje rozwiązań monitorujących
Na rynku są dostępne rozwiązania zarówno płatne, jak i darmowe, jednak należy zwrócić szczególną uwagę na to, by wybór padł na narzędzie, które jest zgodne z polskim prawem oraz pozwala monitorować nie tylko komputer, ale także inne urządzenia, sieć, systemy operacyjne czy oprogramowanie. Takie rozwiązania są nieocenione zarówno w przypadku dużych korporacji, jak i mniejszych firm.
Wybierając program do monitorowania, warto zwrócić uwagę na następujące funkcje:
- Śledzenie aktywności w czasie rzeczywistym
Umożliwia administratorom obserwowanie działań pracowników na bieżąco, co jest istotne dla oceny ich produktywności.
- Monitorowanie użycia aplikacji
Śledzi najczęściej używane aplikacje, pomocne w identyfikacji obszarów wymagających poprawy.
- Monitorowanie dokumentów
Nadzoruje działania podejmowane na dokumentach (np. kopiowanie, usuwanie), co zwiększa bezpieczeństwo danych.
- Monitorowanie stron internetowych
Zapewnia obserwację stron internetowych, które odwiedza pracownik w godzinach pracy, zapewniając zgodność z polityką firmy dotyczącą korzystania z Internetu.
- Monitorowanie maili pracowników
Możliwość monitorowania maili pozwala na zabezpieczenie poufnych informacji oraz kontrolę komunikacji wewnętrznej.
Syteca – kompleksowe rozwiązanie dla ochrony firmy
Syteca to rozbudowana platforma do efektywnego monitorowania komputerów służbowych. Jej wybrane funkcjonalności opisane poniżej pozwalają na monitorowanie pracownika legalnie oraz w zgodności z konkretnymi regulacjami.
- Podgląd na żywo (live) działań pracowników i dostawców zewnętrznych
Syteca umożliwia organizacjom podgląd działań i interakcji pracowników w czasie rzeczywistym, w tym użycia aplikacji i przeglądania stron internetowych, a także wielu innych przeprowadzanych akcji.
- Monitorowanie aktywności (UEBA – User and Entity Behavior Analytics)
Rozwiązanie zapewnia monitorowanie nie tylko czasu, jaki pracownik poświęca na wykonywanie konkretnych zadań, ale pozwala także na przechwytywanie metadanych i rejestrowanie wszelkich działań przeprowadzanych na komputerze służbowym, z których następnie tworzone są automatycznie raporty. Mogą to być działania takie jak: odwiedzane strony internetowe, wydajność komputera, dane wprowadzane za pomocą klawiszy na klawiaturze (keylogger), czas z dala od komputera i inne.
- Zarządzanie dostępem uprzywilejowanym (PAM – privileged access management)
System zawiera mechanizmy zapobiegające nieautoryzowanemu dostępowi i transferom danych, chroniąc wrażliwe informacje przed potencjalnymi zagrożeniami. PAM to także moduł, na który składają się takie funkcje jak: uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA), wtórne uwierzytelnianie czy menedżer haseł.
- Zarządzanie portami USB
Istnieje opcja ochrony przed nieautoryzowanymi urządzeniami przenośnymi, takimi jak osobisty pendrive niepochodzący z organizacji. Program może monitorować komputer pracownika w kierunku podłączanych urządzeń, a także blokować ich używanie.
- Nagrywanie sesji i eksportowanie do bezpiecznych plików
Syteca nagrywa sesje użytkowników niezależnie od poziomu ich uprawnień – dzięki zaawansowanej polityce reguł monitorowania istnieje możliwość zdefiniowania zakresu pracowników, którzy mają podlegać kontroli. Takie pliki są zapisywane w bezpiecznych, indeksowanych formatach wideo.
Ponadto, oprogramowanie pozwala na eksportowanie wybranych sesji lub ich fragmentów do zaszyfrowanego i podpisanego cyfrowo pliku, umożliwiając odtworzenie go na dowolnym komputerze. Takie materiały mogą jako niepodważalne dowody sądowe.
- Alerty o podejrzanej aktywności pracowników w czasie rzeczywistym
System pozwala na ustawianie zarówno automatycznych, jak i personalizowanych alertów, o których administrator jest natychmiastowo informowany. Takie powiadomienia przekazują dane o czynnościach wykonywanych przez użytkownika, a także pozwalają na blokowanie określonych akcji – np. poprzez wylogowanie użytkownika z systemu.
- Dostęp offline
Platforma umożliwia monitoring również w sytuacjach, kiedy pracownik nie ma dostępu do Internetu – monitorowanie służbowego komputera odbywa się offline.
- Raportowanie i audytowanie
Syteca generuje raporty pomagające oceniać poziomy wydajności i zidentyfikować obszary wymagające uwagi. Raporty aktywności internetowej, a także raporty dotyczące innych działań użytkowników firmowego sprzętu są niezwykle bogatym źródłem informacji, które pozwalają na usprawnianie pracy.
Podsumowanie
Wdrożenie skutecznego systemu monitorowania komputerów, który nie narusza dóbr osobistych pracownika jest kluczowe dla nowoczesnych organizacji dążących do optymalizacji wydajności przy jednoczesnym zapewnieniu bezpieczeństwa danych. Wybierając rozwiązanie takie jak Syteca, można uzyskać cenne informacje na temat aktywności pracowników oraz chronić swoje zasoby cyfrowe.
Wzrost znaczenia monitorowania komputera pracownika rośnie z roku na rok, zaś zrozumienie jego potrzeby pozwala organizacjom skutecznie radzić sobie z wyzwaniami, jednocześnie sprzyjając bezpiecznemu i produktywnemu środowisku pracy.
Możesz umówić bezpłatną konsultację z naszym Product Managerem, na której omówimy potrzeby Twojej firmy, a także ocenimy w jakich działaniach program monitorujący może wpłynąć pozytywnie na wyniki efektywności firmy oraz poziom bezpieczeństwa.
